Im Situation Room: Die Cyber Week erfolgreich steuern

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Wie das Zalando Tech-Team die Stabilität des Fashion Stores auch mit über 2.000 Bestellungen pro Minute am Black Friday gewährleistet

Bei Zalando wollen wir unseren Kunden stets ein nahtloses digitales Einkaufserlebnis bieten - unabhängig davon, wie viele Personen gleichzeitig auf unserer Website einkaufen. Black Friday ist für uns einer der besucherreichsten Tage des Jahres: 2017 haben wir zu Spitzenzeiten über 2.000 Bestellungen pro Minute erhalten. Mit über einer Million bestellter Artikel nur an diesem Tag war dies das Vierfache dessen, was an einem durchschnittlichen Tag eingeht.

Dieses hohe Aufkommen im Fashion Store vorzubereiten, ist für uns keine leichte Aufgabe. Wir haben bereits im Januar mit den Vorbereitungen für die Cyber Week und Black Friday begonnen. Die Projektleitung im Tech-Bereich liegt bei Valentine Vierne, Senior Project Manager, die seit April 2015 bei Zalando ist. Valentine gewährte uns einige Einblicke, wie Zalando seine Plattform für dieses Shopping-Event vorbereitete.

Valentine Vierne
Valentine Vierne, Senior Project Manager

Noch 10 Monate: Januar 2018

Unsere Vorbereitungen für Black Friday beginnen bereits im Januar dieses Jahres, als wir unser Set-up und die Ergebnisse des Black Friday 2017 analysieren. Wir haben uns die Zahlen des Vorjahres angesehen und uns gefragt: Was ist gut gelaufen und was nicht?

Noch 22 Wochen: Juli 2018

Anfang Juli beruft das Global Project Management Office (GPMO) den diesjährigen Black Friday zum wichtigsten Projekt, auf das es sich in den kommenden Monaten konzentrieren sollte. Das GPMO arbeitet mit den eigenen Vertriebsteams zusammen, um den Rahmen für den diesjährigen Black Friday festzulegen: Wie wird die Kampagne aufgebaut sein und welche potenziellen Herausforderungen müssen bewältigt werden? Bieten wir zum Beispiel besondere Rabatte in unterschiedlichen Kategorien über mehrere Tage hinweg an? Wie genau sehen unsere Ziele dieses Jahr aus und wie viele Kunden erwarten wir?
Im selben Zug kündigen wir einen Feature Freeze für den gesamten November an: In dieser Zeit veröffentlichen wir keine neuen Erweiterungen der Website, werden keine bereits bestehenden Features aktualisiert und keine neuen A/B-Tests durchgeführt. Dies gibt unseren Software-Ingenieuren und Analysten die Zeit, sich vollkommen auf den Black Friday vorzubereiten und sich einzig darauf zu fokussieren.

Noch 13 Wochen: 20. August 2018

Um unsere Tech-Teams über den aktuellen Stand dieses übergreifenden Projekts auf dem Laufenden zu halten, haben wir für unsere Tech-Mitarbeiter ein Black Friday Portal ins Leben gerufen, das als zentrale digitale Informationsquelle für die Vorbereitung auf das Event dient. Das Portal wird von den Teams stark genutzt und dient dazu, alle eingebundenen Personen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenzubringen und Informationen zu bündeln, ein Gefühl der Einheit zu schaffen und deutlich zu machen, dass der bevorstehende Black Friday eine große Teamleistung ist.

Noch 10 Wochen: 13. September 2018

Ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitungen auf den Black Friday sind die Belastungstests. Die ersten dieser Art finden im September statt, bei denen wir erhöhten Traffic in bestimmten Bereichen des Fashion Stores  simulieren – zum Beispiel bei der Artikelübersicht oder der Startseite. So können wir testen, ob die Website selbst bei hoher Auslastung wie gewohnt funktioniert.

Noch 8 Wochen: Anfang Oktober 2018

Noch zwei Monate! Wir haben alle beteiligten Teams an einen Tisch gesetzt, um die diesjährigen Ziele zu erläutern. Dies ist vor allem für die Software-Ingenieure entscheidend, damit sie sich mit den Marktverantwortlichen abstimmen können, welchen “Look” die Kampagne auf der Website haben wird. An dieser Stelle wird das eigentliche Projekt greifbar: Jeder Mitarbeiter bekommt eine konkrete Vorstellung davon, wie die diesjährige Kampagne aussehen wird.

Noch 2,5 Wochen: 6. November 2018

Am 6. November haben wir unseren Kernteams eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben geschickt, um sicherzustellen, dass sie für alle Fälle gut vorbereitet sind. Haben sie ihre Belastungstests durchgeführt? Haben sie sich darauf geeinigt, wer das Team im Situation Room vertreten wird? Sind die Teams darüber informiert, wann sie was tun sollten?

Noch eine Woche: 16. November 2018

Die ersten Vorbereitungen für den Situation Room beginnen. In dieser Woche starten wir mit einem täglichen Konferenztelefonat am Morgen, bei dem wir alle Details besprechen, das System einem Check unterziehen und uns damit befassen, wie schnell wir die Website bei sehr hohen Zugriffszahlen skalieren können.  

Der Situation Room ist eigentlich eine Reihe von Räumen in der Abteilung Digital Experience. Hier können zwischen 50 und 60 Personen gleichzeitig arbeiten. Der Raum dient dazu, die Leistung des Fashion Stores  am Black Friday über einen Zeitraum von 36 Stunden zu überwachen. Der Aufbau des Raums beginnt mit der Installation vieler Bildschirme und der Einrichtung der Schreibtische für die Software-Ingenieure, die den gesamten Black Friday überwachen werden. Zusätzlich werden Chatsysteme und eine Nonstop-Videokonferenz eingerichtet, um uns mit anderen Standorten verbinden zu können.

 

Zalando SE Situation Room Tech Black Friday 2018 DE
Einblick in den Situation Room, wo die Zalando-Mitarbeiter für ein nahtloses digitales Erlebnis für die Kunden arbeiten.

Noch ein Tag: 22. November 2018

Der letzte Schritt bei der Vorbereitung des Situation Rooms besteht darin, sicherzustellen, dass die gesamten Bildschirme so eingerichtet sind, dass sie relevante Informationen schnell für alle im Raum anzeigen. Dazu gehören Daten verschiedener Teams und Zahlen wie etwa Benutzer, die sich im Moment auf der Plattform befinden, Bestellungen pro Minute und welche Bereiche der Website potenziell zu starker Belastung ausgesetzt sind. "Natürlich stellen wir auch gesunde Lebensmittel und Getränke für Energieschübe bereit, um die Teams fit zu halten", fügt Valentine hinzu.

Black Friday: 23. November 2018

Der große Tag startet und die Software-Ingenieure, Informatiker, Projektleiter und Marktverantwortliche wechseln sich mit ihren Schichten im Besprechungsraum ab, um ein erfolgreiches Erlebnis für alle Kunden zu gewährleisten.
Zwischen sieben bis neun Stunden dauert eine der insgesamt vier Schichten. Die erste Schicht fängt am Donnerstagabend vor dem Black Friday an und dauert bis in die frühen Morgenstunden des Samstagmorgens.
Im vergangenen Jahr erlebten wir einen für uns äußerst erfolgreichen Black Friday - ohne größere Zwischenfälle. Eine Herausforderung jedoch gab es, nämlich die Mitarbeiter davon zu überzeugen, nach Feierabend nach Hause zu gehen, so Valentine: "Wenn unsere Kollegen so viel Zeit darauf verwenden, dass die Website an einem der kundenreichsten Tage des Jahres reibungslos und robust läuft, wollen sie oft am Ball bleiben – direkt aus erster Hand mitbekommen, wie die Besucherzahlen steigen und steigen – und so die Frucht ihrer eigenen Arbeit bewundern können. Um uns jedoch vollkommen zu fokussieren, müssen wir die Anzahl der Personen im Raum auf das Notwendigste beschränken. Ich freue mich darauf, am Freitagabend, beim wahrscheinlich größten Ansturm, dabei zu sein, falls wir einen weiteren Black Friday Rekord brechen!"

 


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