Hauptversammlung 2020 - FAQ

Die ordentliche Hauptversammlung 2020 findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten statt.

Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung.

1. Weshalb wird die ordentliche Hauptversammlung in diesem Jahr als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt?

Das am 28. März 2020 in Kraft getretene Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19 AuswBekG) eröffnet die Möglichkeit, ordentliche Hauptversammlungen des Jahres 2020 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten.

Angesichts der auf absehbare Zeit andauernden COVID-19-Pandemie, der vom Land Berlin insoweit beschlossenen Maßnahmen und des Ziels der Vermeidung von Gesundheitsrisiken für die Aktionäre, die internen und externen Mitarbeiter sowie die Organmitglieder der Gesellschaft hat der Vorstand der Zalando SE mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, von der Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

2. Wie können die Aktionäre die Hauptversammlung verfolgen?

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können über das Aktionärsportal die Hauptversammlung am 23. Juni 2020 ab 10.00 Uhr (MESZ) in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen.  Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre mit den individuellen Zugangsdaten (HV-Ticket-Nummer und Passwort), die sie mit Ihrem HV-Ticket erhalten, einloggen. Das Aktionärsportal steht ab dem 2. Juni 2020 zur Verfügung.

3. Kann die Hauptversammlung auch ohne Zugang zum Aktionärsportal verfolgt werden?

Nein, ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können die Hauptversammlung in voller Länge nur über das Aktionärsportal verfolgen. Allerdings wird die Rede des Vorstands öffentlich zugänglich auf der Website übertragen.

4. Können Aktionäre auch vor Ort an der Hauptversammlung teilnehmen?

Nein. Eine Teilnahme am Ort der Hauptversammlung ist in diesem Jahr leider nicht möglich. Wir bitten Sie, stattdessen Ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auszuüben und für die Ausübung weiterer Aktionärsrechte in der virtuellen Hauptversammlung unser Aktionärsportal zu nutzen.

5. Muss die Hauptversammlung in Deutschland nicht zwingend als physische Veranstaltung durchgeführt werden?

Grundsätzlich ja. Aufgrund der COVID-19-Pandemie hat der deutsche Gesetzgeber allerdings das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19 AuswBekG) erlassen, das im Jahr 2020 die Durchführung einer Hauptversammlung ohne die physische Präsenz von Aktionären oder ihrer Bevollmächtigten ermöglicht.

6. Bis zu welchem Zeitpunkt muss die Hauptversammlung stattgefunden haben?

Die Hauptversammlung der Zalando SE als Societas Europaea (SE) muss innerhalb der ersten 6 Monate nach dem Ablauf des Geschäftsjahres, d.h. bis zum 30. Juni, stattfinden.

Am 24. April 2020 hat die Europäische Kommission einen Verordnungsentwurf veröffentlicht, der es SEs erlauben würde, ihre Hauptversammlung bis Ende 2020 zu verschieben. Die Verordnung ist allerdings bisher, d.h. bis zum Tag der Einberufung der Hauptversammlung, nicht in Kraft getreten. Die Fristverlängerung bis Ende 2020, die das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19 AuswBekG) deutschen Aktiengesellschaften gestattet, findet auf die Societas Europaea keine Anwendung.

7. Wie lange im Voraus muss die Hauptversammlung einberufen werden?

Das C-19 AuswBekG erlaubt für das Jahr 2020 eine verkürzte Einberufungsfrist von 21 Kalendertagen. Die Zalando SE hat von der Verkürzung der Einberufungsfrist keinen Gebrauch gemacht. Nach der Satzung der Zalando SE ist die Hauptversammlung somit mindestens 36 Tage vor dem Tage der Hauptversammlung einzuberufen; der Tag der Hauptversammlung ist nicht mitzurechnen.

8. Welche Möglichkeiten bietet das Aktionärsportal?

  • Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
  • Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
  • Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
  • Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts
  • Einreichung von Fragen bis zum Ablauf des 20. Juni 2020
  • Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll (nur am Tag der Hauptversammlung)
  • Ansicht von Dokumenten (grundsätzlich nur am Tag der Hauptversammlung)

9. Wo können Aktionäre ihre Anmeldedaten für das Aktionärsportal finden?

Aktionäre erhalten ihre individuellen Anmeldedaten mit ihrem HV-Ticket (HV-Ticket-Nummer und Passwort).

10. Wie können Aktionäre neue Logins erhalten, wenn sie ihre Anmeldedaten nicht finden?

Neue Zugangsdaten können über folgenden Kontakt erfragt werden: Telefonisch unter +49 (0)89 889 6906-20 (montags bis freitags zwischen 9.00 und 17.00 Uhr) und per E-Mail unter aktionaersportal2020@better-orange.de.

11. Wie und bis wann können Aktionäre Fragen stellen?

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum Ablauf des 20. Juni 2020, 24.00 Uhr (MESZ), über das Aktionärsportal einzureichen.

12. Wie und wie lange können Aktionäre ihre Stimmen per Briefwahl abgeben und/oder die Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, ändern oder widerrufen?

Briefwahl, die Erteilung einer Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und deren Änderung oder Widerruf kann durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, per E-Mail oder per Fax bis zum 22. Juni 2020, 24.00 Uhr (MESZ) erfolgen.

Darüber hinaus ist die elektronische Briefwahl, die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und deren Änderung oder Widerruf über das Aktionärsportal ab dem 2. Juni 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich.

Weitere Informationen zur Briefwahl und zur Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft finden sich in der Einladung zur Hauptversammlung.

13. Wie können Aktionäre etwaige Gegenanträge und Wahlvorschläge einsehen?

Bis spätestens zum Ablauf des 8. Juni 2020, 24.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft ordnungsgemäß zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und – bei Anträgen – der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht.

14. Werden Fragen vorab beantwortet und die Antworten den Aktionären zugänglich gemacht?

Die bis zum Ablauf des 20. Juni 2020 über das Aktionärsportal eingereichten Fragen der Aktionäre werden in der Hauptversammlung beantwortet.

15. Werden Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich genannt?

Es ist vorgesehen, die Fragesteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen. Bitte beachten Sie dazu noch die weitergehenden Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz in der Einladung, auf der Website sowie im Aktionärsportal.

16. In welcher Sprache wird die Hauptversammlung stattfinden?

Die Hauptversammlung wird auf Deutsch abgehalten werden. Es werden außerdem Übertragungen mit englischer Übersetzung sowie in Deutscher Gebärdensprache (DGS) zur Verfügung stehen.

17. Können auch Nicht-Aktionäre die Hauptversammlung verfolgen?

Nicht-Aktionäre haben keinen Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal. Die Rede des Vorstands wird aber öffentlich zugänglich auf der Website übertragen werden.

18. Wird die Hauptversammlung im Nachgang online verfügbar sein?

Nein, die Rede des Vorstands wird allerdings wie auch schon in den vergangenen Jahren öffentlich verfügbar sein.

19. Wie können Pressevertreter der virtuellen Hauptversammlung beiwohnen?

Pressevertreter können sich über die E-Mail-Adresse presse@zalando.de akkreditieren.